Voici les étapes clés à suivre en fonction de la maturité de votre entreprise pour structurer votre département RH.
Pour bien dimensionner et structurer votre équipe RH il est nécessaire de bien comprendre les différentes composantes de cette discipline.
Évidemment, le dimensionnement d’un département RH reste propre à chaque entreprise et sera fonction de sa culture, de sa stratégie de croissance, de son stade de développement ou bien encore du budget que l’on peut et que l’on souhaite allouer à ce type de ressources. Il n’y a donc à proprement parler pas de stratégie parfaite pré existante que l’on peut copier/coller.
Dans la fonction RH, on distingue en général 4 périmètres types avec 4 finalités distinctes, ce qui permet de structurer et de comprendre quelles sont les étapes et les moments auxquels il faut staffer.
Il s’agit de la fonction qui fait tourner et sécurise la partie administrative, paie et légale. C’est une fonction RH généraliste. C’est aussi et souvent la fonction qui va assurer la digitalisation des processus RH comme par exemple la mise en place d’un SIRH, l’outil de gestion des tâches RH (comme la paie, les notes de frais, l’on/offboarding, l’évaluation collaborateur…).
Ce poste est souvent l’un des premiers recrutés dans les entreprises, car opérationnel et nécessaire pour faire "tourner" l’entreprise. D’une manière générale il est souvent pertinent dans une organisation qui compte jusqu’à environ 30 salariés.
La ou les fonctions qui occupent ce périmètre gèrent la partie recrutement. Leur rôle est de réussir à attirer les meilleurs profils. Pour cela ils vont être en charge du développement de la marque employeur, de l’identification des stratégies de sourcing candidat (inbound et outbound) les plus pertinentes. Au global il sera le garant de l’expérience candidat depuis sa candidature jusqu’à son onboarding.
Pour cette fonction le moment du recrutement dépend de la stratégie de croissance prévue par l’entreprise et de ses ambitions. En fonction, on pourra avoir recours à un prestataire externe comme un cabinet de recrutement ou consultant rpo dans le cas où l’entreprise prévoit beaucoup de recrutements sur une période courte ou internaliser un profil.
L’enjeu de la fonction est de structurer tout ce qui est lié à la rétention collaborateurs et l’expérience salariée. Qu’il s’agisse des sujets de learnings & development, de rémunération et avantages sociaux par exemple. Recruter ce type de profils s’avère pertinent dès 75 collaborateurs. Mais encore une fois c’est à adapter en fonction de la stratégie de croissance de l’entreprise.
Dernière composante clé des fonctions RH, celle de business partner qui va assurer l’accompagnement des principales Business Units et de leurs managers. C’est le RH de proximité de terrain qui va relayer l’ensemble de process déterminés par les fonctions précédemment présentés. Là encore tout dépend de la phrase de structuration et de la croissance de l’entreprise.
En moyenne 2 à 4% des effectifs sont consacrés à la fonction RH au sein des entreprises qu’il s’agisse de startups ou grand groupe.
Toutefois lorsqu’on part de zéro et malgré ce tour d’horizon des composantes de la fonction RH, il est toujours complexe de savoir par où commencer. D’autant que la fonction RH a beaucoup évolué ces dernières années notamment du fait de l’écosystème Tech et startup parce que leurs modèles d’hypercroissance nécessitent un accompagnement humain soutenu et précis.
Dans les sujets à traiter dès la base et sur lesquelles il ne faut absolument pas rogner il y a le social et la paye. Tout le monde souhaite être payé dans les temps, et que l’entreprise qui l’emploie respecte le droit. Et si ce n’est pas le cas, l’impact peut être destructeur.
Même chose pour les contraintes légales : tout retard pris expose non seulement l’entreprise à des risques mais aussi demandera du temps et de la ressource pour une remise à niveau.
Autre sujet de base le recrutement et plus globalement tout ce qui touche à l’employee value proposition.
Enfin, la stratégie people, prend également tout son sens lors de la structuration d’une fonction RH. Il s’agit de définir la politique people et de la décliner en roadmap.
Dans tous les cas, il faut refuser la tentation de chercher le mouton à 5 pattes, il n’existe pas !
Dans la structuration de la fonction RH, il est un pilier indispensable : le DRH et son recrutement. Ce poste est stratégique car au plus près à la fois des salariés mais aussi du top management. Il faut donc nécessairement recruter un profil bien aligné avec l’organisation.
Pour cela plusieurs critères peuvent permettre d’identifier si le profil est le bon.
Dans les cas des startups ou des entreprises qui grandissent très vite et dont l’organisation RH est flottante avec peu de process, le bon DRH sera un profil qui saura naviguer dans cet environnement en étant très opérationnel, en étant capable de structure et de process.
À l’inverse, dans une organisation, plus stable ou plus mature, où les process fonctionnent, le bon DRH sera celui qui sera capable de faire prendre de la hauteur, du recul aux parties prenantes et d’anticiper tous les points de friction et problèmes à venir.
Sur le papier, savoir si son organisation est dans l’une ou l’autre de ces deux catégories peut sembler simple.
En réalité, un audit RH sera souvent un bon outil sur lequel s’appuyer. Cet outil vise à prendre du recul sur une manière de faire, de fonctionner, de produire et couvre un grand nombre de sujets (cadre RH général, recrutement, formation, paie, gestion des compétences, relations sociales, cadre légal). Pour qu’il soit efficace, il est recommandé qu’il soit réalisé par un prestataire externe comme un DRH senior en temps partagé car il comporte plusieurs thématiques dites subjectives et dont l’interprétation pourrait donner lieu à un avis orienté.
De part son positionnement, il est nécessaire que les visions du CEO et du DRH soient alignées. C’est ce dernier qui va jouer un rôle d’ambassadeur auprès des salariés de la culture à transmettre. C’est là que ses compétences de communicant interviennent. Le DRH est la voix de l’organisation, de sa culture. Il donne les bonnes et mauvaises nouvelles. Sur ce point tout est une question de soft skills et de structure d’entreprise encore une fois.
Autre critère important : le DRH est un manager ! Manager est une part importante de son poste, il doit être capable de gérer des équipes composées d’experts métier et de les accompagner à trouver des solutions.
D’autres critères rentrent en compte et sont détaillés dans cet article sur le recrutement d’un DRH. En complément on peut ajouter que le recrutement de ce type de profil peut s’avérer long et fastidieux alors que le besoin peut être immédiat. Dans ce cas faire appel à un DRH à temps partagé pour occuper le poste, combler les "trous dans la raquette" et assurer une transition douce et sereine avant un recrutement à temps plein interne.
La question du recrutement de ces fonctions RH se pose.
La première possibilité à laquelle on peut penser de manière automatique est de recruter en interne directement. Une autre solution est de recourir à des ressources à temps partagé. Et une troisième voix peut-être de combiner les deux solutions. Là encore tout dépend de la structure et des perspectives de croissance de l’entreprise.
Dans une startup early stage, le recours à une ressource à temps partagé quelques jours par semaine ou par mois est une bonne solution. Elle permet d’avoir un expert métier en place sans avoir besoin de le recruter en interne à 100% et à porter les coûts d’un salaire parfois lourd pour une petite structure.
Une ressource à temps partagé peut aussi être une bonne solution pour remédier à un manque temporaire comme un départ en congé maternité ou en attendant le recrutement à temps plein d’un profil.
Enfin dans une entreprise en hypercroissance, une ressource à temps partagé peut tout à faire venir en renfort. Par exemple pour appuyer sur du recrutement volumique ou urgent.
Le recours à une ressource partagée doit être apprécié comme une solution de transition. Elle n’est pas une solution pérenne et ne peut pas être envisagée en lieu et place d’un recrutement interne à long terme. En effet une ressource internalisée aura de fait une meilleure disponibilité, une meilleure connaissance de l’entreprise et sera la clé d’une structuration pérenne.
Il n’y a pas de méthode miracle et les éléments présentés dans cet article ne sont pas exhaustifs. Dans votre décision de structuration, il faut bien évidemment prendre en compte votre contexte et les perspectives qui s’offrent à votre entreprise. Dans tous les cas, ne sous-estimez pas l’intérêt et l’impact des fonctions RH au sein de votre entreprise.
Vous avez besoin de recruter sur des fonctions RH ? Ou vous avez besoin de structurer vos équipes avec de la ressource à temps partagé ? Nos équipes de DRH part-time et consultants rpo se feront un plaisir de vous accompagner sur le sujet ! Parlons-en !
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