collaboration réussie ressources externes

Comment réussir sa collaboration avec des ressources externes ?

Dans le cadre d’un besoin de renforcement rapide et ponctuel des équipes, il peut être opportun et stratégique de rechercher des talents externes disposant de compétences très spécifiques pour une durée limitée. Avant de se lancer dans cette aventure, il vous faut tout de même se munir de quelques bonnes pratiques pour réussir l’intégration et la collaboration avec une ou plusieurs ressources externes.

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Comment réussir sa collaboration avec des ressources externes ?

Dans le cadre d’un besoin de renforcement rapide et ponctuel des équipes, il peut être opportun et stratégique de rechercher des talents externes disposant de compétences très spécifiques pour une durée limitée. Avant de se lancer dans cette aventure, il vous faut tout de même se munir de quelques bonnes pratiques pour réussir l’intégration et la collaboration avec une ou plusieurs ressources externes.

Voici LA méthode “clef en main” pour une collaboration réussie avec vos ressources externes. 

NB: Dans cet article nous utiliserons indifféremment les termes de “ressources externes”, “consultant”,” freelance” ou encore “manager de transition” pour désigner des profils en mission chez un client. 

L’onboarding : un élément important pour l’intégration de vos ressources externes


Qu’il s’agisse d’un freelance, d’un consultant externe ou d’un manager de transition, les enjeux de la réussite de votre collaboration ne s’arrêtent pas après sa sélection. L’intégration de cette nouvelle ressource est tout aussi importante que sa recherche.

Les enjeux de l’onboarding 

L’enjeu de la réussite de cette collaboration passe inévitablement par un Onboarding réussi. L’onboarding est une étape clef à mettre en place au commencement de chacune de vos collaborations professionnelles, qu’elles vous lient avec une ressource interne ou externe.

Quand l’onboarding est bien préparé, l’ADN de votre entreprise est transmis et compris rapidement. Vous vous assurez ainsi que votre ressource dispose des clefs pour bien démarrer (et réussir) votre collaboration.

L’onboarding du manager part-time doit être concis 

Afin de garantir l’engagement de votre ressource externe envers votre organisation nous vous conseillons très vivement de définir un onboarding spécifique mais qui doit rester concis. Votre ressource externe n’a en effet pas nécessairement besoin de recevoir le full package d’intégration dédiée aux CDI, d’autant plus qu’elle vous rejoint généralement pour une courte durée et qu'elle doit être opérationnelle le plus rapidement possible. Nul besoin de la noyer sous un flot d’informations ! 

En préparant l’arrivée de vos ressources externes comme celle de véritables parties prenantes de l’écosystème de votre entreprise, vous réaliserez un investissement à long terme. Vous travaillez sur un outil interne que vous pourrez utiliser et/ou décliner pour de futures collaborations avec des consultants. C’est une démarche stratégique et rentable. 

Le contenu de l’onboarding du manager part-time


Concrètement, il ne suffit pas d’un petit déjeuner d’accueil et de remettre un PC dans les mains de votre ressource externe pour qu'elle soit opérationnelle. Vous devez être capable de la doter des armes nécessaires à la prise en main rapide de sa mission. 

La couleur et la teneur de la phase d’intégration va notamment dépendre de l’urgence de la situation, de l’organisation de votre entreprise, de la durée de la mission et de la nature de votre projet. Les phases de mise en place restent modulables et propres à chaque mission. 

Les éléments de la réussite de votre collaboration avec vos managers part-time 

Fournir un matériel et des outils de travail fonctionnels

Selon les termes de votre contrat, votre ressource externe ne viendra pas nécessairement outillée en termes de logiciels. Accès à votre ATS, à votre CRM, à votre TMS ou autres outils collaboratifs : peu importe les outils que vous utilisez, il faut fournir au freelance ce dont il a besoin. La remise du bon “package d’arrivée” vous permettra de garder un contrôle sur les accès des consultants, de réduire les risques de perte d’information et de garantir la sécurité de vos données sensibles.

Définir un parcours d’intégration

Il n’est pas toujours facile de se montrer avenant et à l’aise au sein d’un nouveau groupe, qui plus est, dans un domaine professionnel. Indiquer à votre consultant les interlocuteurs auprès desquels il devra se présenter facilitera ses échanges avec vos équipes.

Notre conseil : attribuer à votre manager à temps partagé une personne référence (Resource Manager) qui fait partie du projet et qui sera responsable du suivi de sa mission.

Intégrer un prestataire à votre organisation ne vous dédouane pas d’encourager vos équipes à investir leur temps et à contribuer à la prise en main des missions de la part de votre consultant. Le “Resource Manager” peut jouer un rôle de liant entre les compétences de votre consultant et les besoins de votre projet.

Identifier l’attitude dont votre consultant devra faire preuve

Il s’agit de permettre à votre ressource externe d’adopter le bon comportement et de savoir quels soft skills mobiliser afin de s’intégrer et s’assimiler pleinement à vos équipes. Il peut s’avérer judicieux d’identifier les "Do" et les "Don’t” les plus pertinents en termes de comportement au sein de votre organisation.

Parmi leur typologie, certains soft skills peuvent être plus facilement matérialisables que d’autres. Par exemple, il paraît en effet plus aisé d’adopter un comportement curieux ou de savoir comment faire preuve d’une capacité à résoudre un problème que de se montrer empathique et humble. 

Définir vos besoins et vos objectifs 

Dans la continuité logique de la définition du parcours d’intégration et des compétences attendues, définissez clairement vos besoins et vos objectifs à l’aide de KPIs clairs (et atteignables) afin que le consultant puisse performer et éviter toutes zones de flou qui mettraient à mal cette performance.

Nous vous recommandons de vous baser sur ces mêmes critères à l’issue de la mission, afin d’évaluer l’efficacité de votre collaboration, constater ce qui a fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné et définir des pistes d’amélioration pour les collaborations futures. 

Notre tip : N'hésitez pas à faire les feedbacks afin qu’ils puissent servir de levier de progression et d'amélioration.

Intégrer votre consultant dans la vie de l’entreprise 

Vous l’aurez compris, nous vous conseillons réellement de miser sur le principe de considérer votre ressource externe au même titre que vos autres collaborateurs. Cela peut passer par une visite guidée du site, l’éventuelle possibilité pour le consultant de bénéficier de certains avantages proposés par l’entreprise à ses salariés etc….

Que ce soit à des afterworks ou à des déjeuners, invitez votre consultant à participer à la vie de votre équipe ! Cette intégration sera vectrice de la création d’une nouvelle dynamique d’équipe. Votre ressource externe est votre business partner ! 

Récoltez les fruits ! 

Vos ressources externes arrivent avec leur expertise sur vos sujets sur toute la durée de leur mission. En effet, à son arrivée, le consultant va diagnostiquer votre situation et établir un audit précis en indiquant les axes sur lesquels il y a un besoin d’intervention et d’accompagnement. 

Généralement, le contrat prévoit qu’à leur départ, l’ensemble des documents sur lesquels ils sont intervenus reviendront à votre organisation et vous pourrez librement les utiliser à votre convenance.  

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