Proposer un bon Onboarding à ses nouveaux arrivants

On a souvent tendance, en tant qu’employeur et RH, à considérer que le plus dur est fait une fois la proposition d’embauche acceptée. Et pourtant, c’est à ce moment-là que démarre une nouvelle phase autrement plus importante: celle de l’Onboarding.

4 minutes
11/2022

Pour le nouvel arrivant, c’est la découverte du quotidien réel de l’entreprise, pour l’entreprise, c’est le moment privilégié de l'embarquer sur sa culture, ses rituels et ses valeurs. Cette phase est primordiale
Cette phase d’Onboarding va servir à “transformer l’essai” et à travailler dès le 1er jour sur l’intégration et in fine la rétention et la fidélisation de vos collaborateurs. 
Réussir son Onboarding, c’est faire une bonne partie du chemin !

Voici donc mes conseils de DRH sur les process, rôles et étapes à suivre pour faire de l’Onboarding un challenge réussi.

Définissez les parties-prenantes de l’Onboarding

Avant toute chose, la définition et le pilotage d’un process Onboarding sont, selon moi, des sujets portés par les RH et ensuite déclinés par l’ensemble des Managers et collaborateurs concernés.
La réflexion et la mise en place des process sont à adapter en fonction de la culture de votre entreprise, de votre marque employeur, des profils que vous recrutez, d’un fonctionnement présentiel ou full remote, …
Parce que le sujet implique tous les acteurs d’une entreprise, il est important d’avoir une réflexion globale et concertée sur le sujet : 

  • Qu'attend-on exactement du process d’onboarding côté nouvel arrivant ? 
  • Et côté management/équipe? 
  • Quels sont les facteurs clés de réussite ? 
  • Comment mesurer qu’un onboarding est réussi ? 
  • A quel moment commence et finit l’onboarding ? etc..

Dans cette réflexion, il est essentiel d’impliquer les Managers dès le départ. Ce sont eux qui vont ensuite s’approprier le process et le faire vivre.
Identifiez avec eux toutes les autres parties prenantes, ainsi que leurs rôles et responsabilités en répondant à la question “qui fait quoi ?” et en en prévoyant des périmètres distincts.

Par exemple :  

  • le Manager : accueille le 1er jour, présente à l’équipe, prépare les missions opérationnelles et le matériel et accompagne la prise de poste, 
  • le Buddy : joue le rôle d'accompagnant sur des sujets plus “informels”, organise un déjeuner avec d’autres équipes, prend du temps pour répondre aux questions qu’on n’ose pas poser directement à son Manager ou aux RH…

Cet exemple dépend évidemment de la taille de l'entreprise, de sa culture et de ses valeurs.
Attention néanmoins de ne pas multiplier les rôles car vous risqueriez une dispersion des sujets.

Enfin, un SIRH peut aider à gérer l’onboarding. Mais attention, un SIRH n’est qu’un outil : il sert à l’application d’un process mais ne le définit pas. 

Ne négligez pas le Pre Boarding 

Le PreBoarding est l’étape entre l’acceptation de l’offre et l’arrivée de la nouvelle recrue. Elle est plus ou moins longue, de 1 jour à plusieurs mois quand il y a un préavis par exemple. 
Cette étape est encore souvent minimisée : “La promesse d'embauche est acceptée, on reprend contact à son arrivée”. Cette phase cruciale permet de travailler sur la rétention, avant même que le collaborateur soit dans les effectifs. Elle permet d’accompagner le salarié dans sa prise de poste, de répondre à ses questions afin qu’il ait moins d'appréhension durant ses premiers jours.

Pendant cette période, saisissez donc l'occasion de commencer à faire connaissance : prévoyez des prises de contact régulières pour adresser à la fois les sujets administratifs (réception de docs officiels, signature du contrat…), mais également (et surtout) pour établir une relation de collaboration. 
Attention, l’idée n’est pas de faire travailler un futur collaborateur avant le démarrage de son contrat mais bien de lui proposer de l’intégrer à la vie de l’entreprise et de le rassurer.  Vous pouvez l’ajouter à la liste de diffusion de newsletter interne, l’inviter à des événements, et même organiser des events spéciaux pour New Joiners (si vous avez des “sessions” ou “promotions” d’arrivées importantes), et organiser un déjeuner avec l’équipe quelques jours ou semaines avant.

Cette étape de PreBoarding peut être portée par le Manager ou Buddy (en dehors des aspects administratifs, gérés par les RH). D’une manière générale, je vous conseille de définir ces étapes en amont afin qu’elles suivent un ordre et une logique cohérente, pour que chaque processus d’Onboarding soit géré de la même manière, peu importe les Managers ou Buddy impliqués.

Les premiers jours de l’onboarding  

Les premiers jours sont déterminants, ils permettent à votre nouvel arrivant de confirmer (ou pas) le choix qu’il a fait de vous rejoindre. 

Pour cela, organisez et structurez le 1er jour en commençant par l’accueil : 

  • Qui accueille le nouvel arrivant ? Le Manager, le RH, le Buddy ? 
  • Qui lui fait signer le contrat (si ce n’est pas fait pendant le PreBoarding) ?
  • Qui l’accompagne sur les aspects administratifs ?

Portez une attention toute particulière à impliquer les équipes concernées
Prévoyez donc dans l’organisation de vos équipes qu’un nouvel arrivant demande du temps et cet accompagnement est primordial pour lui permettre une montée en compétences la plus rapide possible. 

Soyez convivial : faites visiter les locaux, présentez l’équipe, laissez le prendre ses marques

Prévoyez un “welcome pack” : ici aussi, faites en fonction de vos valeurs et de votre ADN. Offrir un mug “parce que tout le monde le fait” ne dévoile pas votre marque employeur. 

Définissez une to do list pour le 1er jour : elle peut aller de “paramétrer sa signature de mail” à “organiser un 1:1 avec tel Manager”. Votre New Joiner doit prendre ses marques en se sentant guidé durant ses premiers jours. 

Mon conseil : prévoyez un court RDV en fin de 1ere journée entre New Joiner et son Manager pour prendre la température et recueillir les premières impressions.

De la même manière, structurez la première semaine : déclinez une to do via un board Trello, une page Notion ou un fichier Excel. Cela lui donnera de la visibilité sur ce qui est attendu de lui.

L’objectif n’est pas d’arriver à l’extrême : “voici ta to do, décline la et on se revoit dans une semaine” mais de pouvoir avoir un mix intelligent entre automatisation par des outils et accompagnement managérial ou relationnel. 

Et après ? 

Un des risques qu’on voit souvent dans les entreprises qui mettent les efforts nécessaires à travailler sur ce sujet est de considérer que l’Onboarding, c’est “uniquement” le 1er jour ou la 1ère semaine. Spoiler : non. 
Pour garantir (le plus possible) la réussite de la greffe, considérez qu’un Onboarding dure entre 4 et 6 mois (toujours en fonction de la taille de l’entreprise, de son évolution, de la fonction concernée).


Pendant cette période, vous pouvez  prévoir des points formels réguliers avec le Manager et le Buddy en mettant un support de préparation d’entretien  qui permettra de formaliser et suivre ce qui a été dit durant les échanges. L’objectif est de structurer ces premiers mois et faire en sorte que le New Joiner soit bien accompagné pour être autonome le plus rapidement possible. C’est aussi l’occasion pour un Manager de se positionner comme un accompagnateur et un “développeur de compétences”. Pendant ces quelques mois d’Onboarding, je vous conseille donc de prévoir des 1:1 au moins à la fin des 1er mois et 1er trimestre. 

Pour conclure, gardons en tête qu’un des objectifs de cette phase Onboarding est de mettre en place toutes les conditions pour que la période d’essai soit validée (accompagnement, engagement, montée en compétences  du New Joiner, …).

Un onboarding raté peut amener à des départs prématurés et in fine une perte de temps et d’argent.  

Je vous invite également à interroger d’autres structures, vous renseigner sur un état de l’art et à vous faire accompagner par un expert qui a l’habitude de traiter et structurer ces sujets.

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