Quel rôle a le/la Chief of Staff ?

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Au contact de nombreux entrepreneurs et leaders pour leurs sujets de recrutement, nous avons noté un engouement naissant pour le métier de Chief of Staff et sommes ainsi allés à la rencontre de plusieurs Chief of Staff en poste dans des startups et scaleups en forte croissance comme Cubyn, Ornikar, Payfit, ou encore Spendesk.

Décryptage de ce métier sur lequel les CEOs et Leaders s'appuient de plus en plus.

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Souvent associé à l'univers politique (directeur de cabinet) ou militaire (officier d'ordonnance), le métier de Chief of Staff (CoS) et vrai bras droit du CEO se développe dans le monde du corporate, et plus particulièrement aujourd'hui, au sein des startups en forte croissance. Aux frontières de la stratégie, du conseil et des opérations, ce métier embrasse une polyvalence mise à l'épreuve au quotidien dans "l'intérêt général de l'entreprise" explique Maud Cadeau, Chief of Staff chez Ornikar.

La particularité de ce job est qu'il est unique à chaque entreprise, le scope d'intervention est souvent défini en fonction des forces en présence et des problématiques ou enjeux de la société. "Sans COO, le rôle de Chief of Staff chez Payfit est par exemple très teinté de mission Ops" nous confie Henri-François Martin, Chief of Staff au sein de la startup.

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Optimiser le temps, l'information et les process de décision pour gagner en efficacité.

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Le profil type du/de la Chief of staff

Le métier de Chief de Staff est unique à chaque entreprise et dépend énormément du CEO auquel il est rattaché(e).

On pourrait considérer que le profil type d'un CoS est une somme d'expériences mêlant stratégie, conseil et opérations mais il n'y a pas de formation à proprement parler.

Au-delà des hard skills principales telles que l'organisation, la vision, l'esprit analytique acquis lors de passage en cabinet de conseil ou d'expériences entrepreneuriales, les soft skills ont une importance cruciale chez le Chief of Staff. Souvent dans l'ombre du CEO et des autres managers de l'entreprise, la personne à ce poste doit faire preuve d'une grande humilité, d'un sens de l'écoute, de diplomatie et de dévouement.

Effectivement, le Chief of Staff est souvent en première ligne pour gérer des situations compliquées et ne sera pas forcément récompensée lors de succès, il doit savoir évoluer dans l'ombre et ne pas attendre les compliments.

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Rôles et responsabilités

Le Chief of Staff s'attelle au quotidien à améliorer la North Star Metric de son entreprise et s'assurer de l'atteinte des objectifs fixés par le CEO et/ou le board. Rôle parfois réduit aux expressions telles que "l'extension du CEO", "couteau-suisse du CEO", le CoS est bien plus que cela tant son impact est important dans l'organisation de l'entreprise.

Le Chief of Staff a un rôle "tiers", comme un consultant pour être la personne neutre, sans lien hiérarchique avec les autres Managers afin de les aider à prendre les meilleures décisions pour atteindre les objectifs fixés par le CEO.

"Un CoS ne trouve pas les réponses, mais permet, avec ses observations et conseils, d'arriver à une réponse évidente" explique Dan Ciampa dans son article dans la Harvard Business Review.

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Relations avec le CEO

Ce qui caractérise le plus ce métier est la relation de confiance et le lien privilégié qui existent avec le CEO. Dans un véritable duo, le Chief of Staff évolue dans l'ombre pour faire grandir son CEO, optimiser son temps, lui faire prendre les meilleures décisions et l'aider à amener l'entreprise là où il l'ambitionne. Parmi ses missions auprès du CEO, on pourrait lister :

• gérer l'animation interne (comité décisionnel),
• préparer les interventions du CEO lors de grande prise de parole ou avec le board,
• garder un oeil sur le "personnal branding" du CEO dans la presse ou sur les différentes canaux de communication de l'entreprise,
• agir comme un  "gate keeper" et filtrer les sujets entrants du CEO pour prioriser les tâches importantes pour mieux allouer son temps,
• assurer un rôle de représentant de la direction pour remplacer par exemple le CEO lors d'opérations particulières,
• lui préparer le terrain lors d'études d'opportunités et l'accompagner dans les réflexions inhérentes.

La relation de confiance entre le CEO et le CoS est telle que ce dernier peut gérer de nombreux sujets sensibles au nom du CEO.

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Management de l'information

Asset clé dans une entreprise, le CoS joue un rôle important à ce niveau là pour :

• s'assurer de la circulation et la distribution de l'information stratégique à tous les niveaux pour notamment la cascader en exécution,
• le déploiement "d'antenne" pour collecter et remonter l'information importante.

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"Le Chief of Staff doit faire partie des personnes qui savent le plus de choses dans l'entreprise"

‍confie Henri-François Martin, Payfit.

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Non pas que le CoS soit privilégié dans l'entreprise, mais il doit avoir une bonne compréhension de l'ensemble des enjeux et des attentes de chacun pour pouvoir être un support de qualité aussi bien pour le CEO que pour les autres membres du COMEX, les VP avec lesquels il interagit aussi beaucoup.

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Chef d'orchestre & Business ops

Il est en support des autres fonctions pour qu'elles soient également dans les meilleures conditions pour performer. L'un de ses rôles est de mettre en place une structure, des process, une organisation pour faire scaler toutes les équipes de l'entreprise. Il peut aussi avoir un rôle exploratoire sur les départements non staffés pour les initier et les amener de "0 to 1".

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"Si tu as tout sous contrôle, c'est que tu n'avances pas assez vite."

Pierre Canard, Chief of Staff chez Cubyn.

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L'organisation du Chief of Staff au quotidien

Toutes et tous nous l'ont confié, la clé est la capacité à gérer une parfaite communication avec le CEO. Bien qu'il existe des tonnes d'outils pour améliorer sa productivité et ses performances, rien ne remplacera une routine bien huilée pour favoriser cette relation 1:1 avec le CEO. La clé selon Guillaume Linet, Chief of Staff chez Spendesk est une "bonne routine de gouvernance pour permettre de prendre les bonnes décisions à chaque niveau".

Il n'y a pas d'outil spécifique qui ressorte dans le quotidien des Chiefs of Staff que nous avons rencontrés. En revanche, l'organisation personnelle reste l'élément central de leur quotidien. Des outils comme Notion ou Trello leur permettent de cadrer leur todo et de la prioriser. Enfin chacun a ses petites techniques pour garder en mémoire et n'oublier aucun sujet car on s'attend à ce que le Chief of Staff pense à tout et n'oublie rien.

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Chief of Staff et ensuite ?

Au travers de son expérience, le Chief of Staff acquiert des compétences diverses et variées qui font sa force mais ne va pas, à priori, développer de forte expertise dans un domaine particulier. Au-delà de changement de poste, les pistes potentielles d'évolution pourraient être :

• le même poste dans une entreprise d'une autre envergure. Toutefois, cette piste est complexe dans le sens où la condition sine qua none à la prise de poste est le "match" parfait en terme de fit culturel, de personnalité et de confiance avec le CEO. Ce n'est pas évident à reproduire,
• l'environnement de l'innovation et de la stratégie. Au contact de situations diverses et variées dans un contexte de croissance, le Chief of Staff peut aisément reprendre la gestion d'un département d'innovation,
• se lancer (ou retourner) dans l'entrepreneuriat,
• prendre en charge l'une des fonctions qu'il aura initiée lors de ses missions. Le CoS peut prendre le lead des Ops et devenir COO.

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Devez-vous recruter un ou une Chief of Staff ?

Tous les CEOs n'ont pas besoin de Chief of Staff et toutes les cultures d'entreprises ne sont pas faites pour en accueillir un/une. Liza Wright, qui a oeuvré comme Directrice du Personnel de la maison Blanche aux côtés de George W.Bush estime qu'il existe 3 signaux qui indiquent qu'un CEO pourrait avoir besoin d'un CoS :

• s'il a des interrogations sur sa productivité,
• si des process de décision sont longs à cause d'une mauvaise gestion de l'information,
• si trop de temps est passé à faire des allers/retours et follow-up avec ses équipes.

Si le CEO ressent ces zones d'inconfort, c'est que la solution d'engager un/une CoS devrait être envisagée.

Chercher son/sa Chief of Staff n'est pas une mince affaire. Car au-delà des compétences métier et des expériences passées qui le forgent, il y a ce fameux lien à créer avec son CEO. Il ne peut pas être inventé et souvent ça marche en déclic.

Certains nous l'ont avoué, leur prise de poste en tant que Chief of Staff n'était pas l'idée originale mais leurs expériences et ce "coup de foudre" professionnel avec le CEO les ont mis sur cette piste du job.

Nous avons réalisé quelques placements de Chief of Staff car nous avons une extrême connaissance des attentes et de la personnalité des CEOs que nous accompagnons dans leurs recrutements. Nous devinons presque qu'elle serait le Chief of Staff parfait/e pour le poste.