Bien manager la performance des équipes, mode d'emploi

Manager la performance, c’est partir de l’objectif global de la boîte et le décliner en sous-objectifs adaptés à chaque métier pour finalement aligner tout le monde autour. C’est aussi un outil sur lequel tout manager doit s’appuyer dans son rôle de leader d’équipe. Retour sur le rôle de la fonction RH, pour le design, la mise en place et le suivi d’un processus de gestion de la performance efficace.

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08/2022

Que veut dire Manager la performance ? 

La gestion de la performance repose sur l’écart entre les attentes et les résultats. On dit d’une organisation qu’elle est performante lorsque cet écart est réduit, idéalement nul. De la même manière qu’une entreprise va se fixer des objectifs à atteindre (chiffre d’affaires, nombre de clients, taux de satisfaction, rentabilité…), chaque manager de l’entreprise va fixer des objectifs individuels à tous les collaborateurs qu’il manage.

Évaluer la performance d’un collaborateur ce n’est pas L’école des fans : il ne s’agit pas d’attribuer une note ou d’évaluer de loin la qualité du travail d’un collaborateur, puis de lui attribuer un score, une note, un pourcentage de satisfaction basé sur des éléments subjectifs.

Au contraire, la base de la gestion de la performance c’est l’objectivité, les faits. C’est pour cela que la phase durant laquelle les objectifs à atteindre sont fixés est critique. Des objectifs fixés avec soin, c’est la garantie d’une évaluation facile et juste.

D’expérience, on sait que les objectifs peu clairs, inatteignables ou non mesurables sont source de débats, parfois houleux, entre manager et collaborateur pendant les entretiens annuels. Pour éviter cela, il existe des méthodes éprouvées comme SMART et OKR présentées un peu plus bas et qui sont les plus répandues au sein des entreprises.

Fonctionnement d’un système de management de la performance

Définir le processus

  • Quelles dates ? En général, les objectifs sont fixés en début d’année et l’évaluation se fait 12 mois en moyenne plus tard.
    Petit point d’attention : dans les petites structures, les priorités changent rapidement et fixer des objectifs à 6 mois s’avère souvent contre productif. Il faut adapter cette temporalité à sa maturité et sa croissance.

  • Combien d’entretiens d’évaluation ? Cela peut varier entre un entretien par trimestre et un entretien par an. Au même titre que le point précédent, en fonction de la croissance de la boîte, je recommande d’éviter d’attendre trop longtemps pour faire une évaluation, et de donner des rendez-vous plus réguliers : pour être efficace, la gestion de la performance doit avoir lieu tout au long de l’année.
  • Comment gérer les salariés qui arrivent en cours d’année ? Cela ne change rien, la feuille de route se déclenche à son arrivée. Même si bien sûr il y a toujours un temps d’adaptation nécessaire pour la maîtrise de son poste dont il faut en tenir compte dans la définition des objectifs.
  • L’évaluation de la performance doit-elle être associée au versement d’un bonus ? Certaines entreprises le pratiquent d’autres non et l’on constate que les deux fonctionnent. Cela reste finalement une organisation interne qui colle à la structure du business.

La communication sur le processus

Il s’agit de communiquer sur le processus et surtout d’accompagner le management opérationnel parfois perdu face à ce type de système de management. Expliquer le fonctionnement de façon pédagogique est vraiment une des clés du succès.

Un tableau d’OKR par exemple peut être un bon support de communication car cela permet à la fois de suivre la réalisation des objectifs mais aussi de pouvoir les communiquer.


La fixation concrète des objectifs

En général cela se fait au cours d’un entretien appelé “entretien de performance” et qui a lieu en début de période.

Une bonne méthode pour fixer les objectifs peut être d’utiliser celle des OKR (Objectifs et Key Results), qui est souvent utilisée en startup. Elle propose de fixer des objectifs qui définissent où on va, et des résultats clés qui définissent comment on y va. Chaque résultat clé doit être concret et mesurable.

La méthode SMART est aussi plébiscitée en startup. SMART pour des objectifs : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et fixés dans le Temps). Ces objectifs peuvent s’exprimer de la façon suivante : Je souhaite obtenir 20 leads supplémentaires par mois pour ce trimestre 2022.

La fixation des objectifs est une étape clé du management de la performance et ça l’est encore plus dans les entreprises qui démarrent. C’est souvent compliqué car il faut que cela soit atteignable mais il n’y a parfois pas suffisamment d’historique pour savoir ce qu’il l’est ou non. Dans une telle situation, les points de suivis doivent être plus nombreux et il ne faut hésiter à axer les objectifs en tenant compte des contraintes marché, économiques… Afin de fixer des objectifs cohérents, acceptés par les deux parties.

J’insiste sur l’importance d’avoir un réel alignement entre la volonté du manager et celle du managé, il ne faut pas que l’un impose à l’autre des objectifs sans quoi cela risque d’amener de la frustration et d’être contre-productif.

Dans le cas d’objectifs mal définis, la conséquence peut être assez désastreuse : une équipe qui sous performe ou une baisse de motivation si les objectifs sont trop élevés ou une équipe qui une fois les résultats atteints n’ira pas plus loin si les objectifs sont trop bas.

La revue des objectifs 

Si la phase de définition des objectifs doit être parfaitement maîtrisée, la phase de revue d'atteinte de ces objectifs est elle aussi très importante. Il ne s’agit pas simplement de cocher des cases : objectifs réussis ou non, il s’agit surtout et aussi de comprendre pourquoi, et c’est le rôle du manager de se poser les bonnes questions et parfois aussi se remettre en question : les objectifs étaient-ils atteignables, est-ce que tout a été mis en œuvre pour les atteindre ? Si ce n’est pas le cas, le manager doit se demander comment il peut aider son équipe à atteindre ses objectifs et mettre des actions en place dans ce sens (outils, formation, accompagnement).

Gardez en tête que ces entretiens doivent s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Le rôle du RH

Le RH est une partie prenante importante dans la mise en œuvre de ce type de projet. Il vient en soutien des managers pour essayer de rééquilibrer les échanges, redonner du sens à l’exercice et l’encadrer. Il donne des guidelines aux équipes sur les tenants et les aboutissants de ce type de chantier.

Concrètement il va construire les process pour les managers, définir les dates et les périodicités des entretiens, montrer aux équipes que c’est un moment de management ultra-important. 

Le management de la performance est un outil fort de motivation pour les salariés, qui permet à tous de garder en tête la mission de la boîte et de donner du sens au quotidien et aux actions menées. L’exercice doit résulter d’une impulsion globale au niveau de la boîte, et être orchestré par les RH qui apporteront cadre et homogénéité. Avizio in Residence est le partenaire tout désigné pour mettre en place ce type de process au sein de votre startup.

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