Nb: pour plus de simplicité dans la lecture de l’article, nous employons aléatoirement les termes de “DRH”, “Head of People”, “Leader RH”, “Chief People Officer”. De la même manière, ce rôle et nos équipes étant principalement féminines, nous utiliserons les pronoms Elle(s), Sa, certaine(s) pour définir les Head of People.

Dès le début, nous avons pensé que le point le plus stratégique chez in Residence, était de trouver les meilleures Head of People, les motiver et les intéresser.

Pour réussir ce point, on a fait plusieurs choix forts, en lien avec nos convictions :

• ne recruter que des seniors, 
• intégrer beaucoup de diversité et de polyvalence dans nos profils seniors,
• staffer les DRH à 70%, pour leur laisser 1,5 jours / semaine sur d’autres sujets,
• travailler ensemble, en communauté.

L’une d’entre elles est donc de travailler ensemble, en Club. Cela nous permet de mutualiser notre expérience, nos connaissances, nos compétences pour répondre plus vite au client, être plus innovant et pertinent. Cela permet aussi aux Leaders RH seniors qu’elles sont, de se remettre en question, d’apprendre, de transmettre, de se challenger et de remettre à plat ses convictions.

C’est clairement notre valeur ajoutée inestimable ! Concrètement, cela se matérialise par notre Centre de Connaissances/Ressources.

Dans cet article je partage mon point de vue sur l'intérêt de ce sujet, sa mise en œuvre concrète, sa structuration et les conseils à respecter pour que cela fonctionne.

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S’inspirer des communautés et de la culture des devs

Peu de gens le savent, mon premier métier était développeur. Mon (court) passage en école d’ingénieur s’est fait dans la culture de la documentation. Les équipes tech et produits ont l'habitude de documenter leurs codes et apprentissages pour les partager ensuite. Quelles que soient les méthodes employées (scrum, kanban …) tous les intervenants prennent un temps conséquent pour expliquer, rédiger et documenter.

Ce concept éprouvé fait la force de ces métiers en constante évolution, permet de diminuer drastiquement les risques de départ ou de réorganisation, et de conserver un historique.

Un centre de connaissance pour aider les DRH à mieux vivre leur fonction

Chez in Residence, nos Head of People seniors ont plus de 15 ans d’expérience (voire beaucoup plus pour certain(e)s). Elles ont souvent, voire toujours, évolué seules et esseulées à leur poste. Leurs connaissances et leurs compétences ont été acquises au fur et à mesure, grâce à des mises en situation et bien souvent de l’auto-formation.

‍En rejoignant in Residence au sein d’une équipe composée des mêmes profils, elles se remettent dans une situation d’apprentissage car elles travaillent sur des missions variées dans des secteurs différents tout en évoluant au sein d’une communauté qui leur ressemble.

Le centre de connaissance vient appuyer cette démarche d’apprentissage. C’est un lieu qui réunit des expertises et qui permet de les maintenir à jour.

‍Le centre de connaissance c’est notre wikipedia (bien sourcé !) interne.

C’est une ressource en or pour nos Leaders RH lorsqu’elles cherchent à se renforcer techniquement sur une thématique people ou répondre à une question d’un client (la carrière path, l’offboarding, le management de la performance, la réalisation d’un audit, les sujets légaux..). C’est aussi un retour d’expérience terrain concret pour s’inspirer, se remettre en cause, apprendre, et déployer les meilleures solutions, les plus innovantes, chez nos clients.
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Nourrir ce centre connaissance par l’expérience

Chez in Residence il y a 3 grandes actions qui nourrissent notre centre de compétence.

Tout d’abord les échanges entre pairs. Qu’ils soient réalisés en interne, lors d’ateliers animés par l’une des Head of People du club, ou en externe, lors de webinar, workshops ou déjeuners avec des DRH, c’est toujours l’occasion d'apprendre et de découvrir les bonnes pratiques.

Récemment, par exemple, nous avons échangé, débattu, appris, lors d’un atelier sur les career paths. En comptant, à nous tous, nous avons déjà déployé ce sujet 14 fois dans des startups. Croyez-nous, le débat était animé !

Chaque Chief People Officer documente ces échanges pour garder une trace et la rendre accessible à d’autres : c’est un gain de temps considérable pour tous. 

Il y a également la documentation des projets que nous réalisons chez nos clients. Là encore chacun est amené à travailler sur des sujets variés : réalisation d’un audit, mise en place du management de la performance, clarification de la culture et des valeurs, préparation d’un M&A.

En anonymisant et supprimant les données sensibles bien évidemment, les Head of People reviennent sur les étapes de ces projets, les points d’attention particuliers et les succès ou difficultés rencontrés. 

Enfin, le métier de DRH étant un métier qui demande d’être à jour des réglementations, des nouvelles techniques managériales et des innovations, il faut constamment être en veille et en découverte. Nos Head of People disposent d’environ 30% de leur temps pour l’apprentissage : formation, webinar, article, échanges informels…

Là encore, plutôt que de garder l’information pour soi, elles la documentent précisément de sorte que cette connaissance puisse servir à d’autres.

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Une bonne structuration c’est la clé de l’adoption

Le centre de connaissance c’est notre idée de départ. L’important ensuite c’est sa mise en œuvre et l’adhésion par les principaux intéressés. De nombreuses idées, excellentes, sont restées dans des placards faute d’adhésion.

Outre le fait de libérer un temps dédié à la documentation, la clé réside dans un savant mélange entre une bonne structuration de ce centre de connaissance, une facilité de recherche et une bonne évangélisation auprès de l’équipe.

Chez in Residence, cela prend la forme d’un workspace Notion, outil facile d’utilisation et sur lequel nous avons formé nos équipes. Nous avons fait le choix de le structurer avec une page d’accueil qui regroupe les grandes thématiques RH et qui reprend les grands leviers d’acquisition de contenus :

-Performance Management 
-Service Delivery 
-Culture
-Talent Acquisition
-Learning & Development
-Benefits & Compensation 
-Legal FAQ, Process & Policies

Chacun des 6 premiers Head of People qui nous ont rejoints chez in Residence est en charge d’une thématique, souvent celle qu’il ou elle maîtrise le mieux.

Dans chaque thématique, il y a 3 grandes sous parties :
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- La base documentaire, qui varie selon les thématiques et qui peut regrouper des comptes rendus d'événements, des podcasts de références, des documents types, des benchmarks etc..
- Les outils benchmarkés et testés,
- Nos projets, déployés chez nos clients, anonymisés et vidés de leurs informations confidentielles, sous forme de retour d’expérience.

Une structuration claire et efficace donne envie d’utiliser l’outil. Il faut y passer du temps, réfléchir pour que cela corresponde aux besoins des utilisateurs, que l’information ne soit pas difficile à trouver. L’évangélisation sera ensuite encore plus facile. L'intérêt se montrera par l’usage.

Un conseil sur Notion : clarifiez la nomenclature. Le métier RH comporte de nombreux synonymes, qui peuvent rendre la recherche compliquée. Par exemple : utilisez toujours “payroll”, et ne mettez pas “paies” “payes” … vous ne vous y retrouverez pas et surtout risquez de passer à côté d’informations. 

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Les règles à respecter pour que cela fonctionne

Tout projet doit avoir ses garde-fous. Dans le cas du centre de connaissance, je note plusieurs points d’attention sur lesquels il faut se montrer vigilant:

• Documenter prend du temps. C’est un réel investissement, qui fait gagner, par la suite, beaucoup de temps, de qualité, d’énergie, d’innovation. Nous avons décidé de laisser 30% du temps au Chief People Officer pour cela. Il n’y a pas à arbitrer entre réaliser une mission et documenter, “client first”. L’action de documenter est gérée comme un projet client (“Client First”)
• Utiliser des templates. Il est plus facile de commencer à rédiger si la trame existe, que sur une page blanche (surtout au début). Une trame commune permet de trouver l’information plus rapidement, de faciliter la compréhension.
• Considérer et assumer ce projet comme… un vrai projet. Le risque est d’ajouter cette documentation “on top”. Pour reprendre l’exemple des tech, la documentation est considérée comme une partie du programme.

Ainsi, comme tout projet, il faut un chef de projet qui s’assure que l’espace soit correctement tenu : 

• un temps dédié et tracé
• des points d’étapes réguliers
• des réajustements si nécessaire

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Cette base de connaissances collaborative est vraiment valorisée par nos Head of People qui y voient là le moyen de se former et d'apprendre tous les jours. Et cela garantit à nos clients l’accès à des Head of People avec une solide expertise ultra-complète et des compétences à jour pour un accompagnement le plus efficace possible.